Zespół pracowników Urzędu Gminy

Zakres uprawnień i obowiązków:
Pracą USC kieruje Kierownik USC podlegający bezpośrednio Wójtowi Gminy. Kierownik USC ponosi odpowiedzialność za wyniki pracy USC, a w szczególności za prawidłowe wykonywanie zadań wynikających z zakresu działania USC, zawartego w Regulaminie wewnętrznym Urzędu Gminy, Kierownik USC jest odpowiedzialny za ochronę bezpieczeństwa informacji w USC.

Do zakresu działania USC należą następujące sprawy:

1. związane z rejestracją urodzeń, małżeństw oraz zgonów, a także sprawy dotyczące innych zdarzeń, które mają wpływ na stan cywilny osób;
2. dokonywanie zmian w księgach stanu cywilnego;
3. prowadzenie í archiwizowanie ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych;
4. przyjmowanie zgłoszeń o nadaniu medalu za długoletnie pożycie małżeńskie;
5. prowadzenie spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk, w szczególności wynikające z następujących aktów prawnych:

• ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo a aktach stanu cywilnego (t.j. : Dz.U. z 2014 r.,poz. 1741 ze zm.;
• ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 1974 r.,poz.85 ze zm.;
• ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks Rodzinny i Opiekuńczy (t.j.: Dz.U. z 2012, poz.788 ze zm.);
• ustawy z dnia 17 października 2008 r. a zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. Nr 220, poz. 1414 ze zmianami);
• ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks Postępowania Cywilnego (t.j.: Dz.U. z 2014 r., poz. 101 ze zm.;
• Konwencji i umów międzynarodowych oraz rozporządzeń Rady (WE) w sprawach związanych z zakresem działania Urzędu Stanu Cywilnego. Rozdział 2

Do zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy:

1. przyjmowanie w formie uroczystej oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński,
2. rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów
3. migracje aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
4. aktualizowanie danych z zakresu stanu cywilnego w rejestrze PESEL;
5. usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL;
6. nadawanie numeru PESEL noworodkom;
7. meldowanie noworodków;
8. wymeldowywanie osób zmarłych;
9. przyjmowanie od nupturientów zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa cywilnego, jak i małżeństwa wyznaniowego ze skutkami cywilno-prawnymi;
10. prostowanie błędów w aktach stanu cywilnego;
11. uzupełnianie danych w aktach stanu cywilnego;
12. wpisywanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
13. wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie rejestracji stanu cywilnego dotyczących: skrócenia terminu na zawarcie związku małżeńskiego;  odmowy sprostowania błędu pisarskiego w aktach stanu cywilnego; odmowy odtworzenia treści aktu stanu cywilnego; odmowy uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego; odmowy umiejscowienia w polskich księgach aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą; zmiany imienia í  nazwiska;
14.  wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
15.  wydawanie zaświadczeń, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo;
16.  wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym;
17.  wydanie zaświadczeń potwierdajacych uznanie ojcowstwa;
18.  przyjmowanie oświadczeń od osób rozwiedzionych o powrocie do nazwiska poprzednio noszonego;
19. uznawanie orzeczeń sądów zagranicznych i innych organów w sprawach rodzinnych (niemajątkowych);
20. przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, który nie jest ojcem dziecka;
21. przyjmowanie oświadczeń o zmianie imion noworodkom;
22. przyjmowanie oświadczeń o nazwisku jakie będą nosić małżonkowie po zawarciu małżeństwa oraz nazwisku ich dzieci;
23.  wpisywanie wzmianek w aktach stanu cywilnego na podstawie aktów stanu cywilnego, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych oraz innych dokumentów;
24. organizowanie uroczystości związanych z jubileuszami pożycia małżeńskiego;
25. wydawanie zaświadczeń o braku aktu w księgach stanu cywilnego i braku księgi stanu cywilnego;
26. prowadzenie korespondencji krajowej i zagranicznej;
27. sporządzanie testamentów;
28. przekazywanie informacji do Centrum Informacji Kryminalnych, straży granicznej i innym uprawnionym jednostkom;
29. nadzór nad funkcjonowaniem Archiwum Zakładowego USC oraz przekazywanie 100-Ietnich  80-letnich ksiąg stanu cywilnego do Archiwum Państwowego;
30. podpisywanie pism z zakresu realizacji zadań USC.
31. sporządzanie sprawozdań statystycznych w zakresie rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów; 
32. realizacja zadań określonych ustawą o opłacie skarbowej;
33. prowadzenie rejestrów wszystkich spraw załatwianych w USC zgodnie z instrukcją kancelaryjną;

Do zadań w sprawach Dowodów Osobistych należy:

1. przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego i weryfikacja pod kątem kompletności dokumentacji i zgodności danych w Rejestrze Dowodów Osobistych i rejestrze PESEL prowadzonym w systemie informatycznym
2. rejestracja wniosku o wydanie dowodu osobistego w Rejestrze Dowodów Osobistych;
3. realizacja wniosków o wydanie dowodu osobistego przesłanych droga elektroniczną na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu Gminy Tereszpol przez osoby posiadające ważny kwalifikowany certyfikat oraz poprzez stronę ePUAP osób posiadających podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP;
4. przyjęcie zawiadomienia, rejestracja i wydanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego;
5. wydawanie dowodów osobistych wnioskodawcom;
6. unieważnienie dowodów osobistych w Rejestrze Dowodów Osobistych; 9) aktualizowanie danych znajdujących się w Rejestrze Dowodów Osobistych oraz w rejestrze PESEL poprzez wyjaśnienia niezgodności danych znajdujących się w tych rejestrach, na drodze elektronicznych zleceń do właściwych urzędów stanu cywilnego oraz urzędów gmin;
7. aktualizowanie danych znajdujących się w Rejestrze Dowodów Osobistych oraz w rejestrze PESEL poprzez wyjaśnienia niezgodności danych znajdujących się w tych rejestrach, na drodze elektronicznych zleceń do właściwych urzędów stanu cywilnego oraz urzędów gmin;
8.  opracowywanie materiałów sprawozdawczych i informacyjnych z zakresu działania związanych z prowadzeniem dowodów osobistych,
9.  zabezpieczenie pomieszczeń i dokumentacji na stanowiskach ds. wydawania dowodów osobistych;
10.  przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych w miejscu pobytu wnioskodawcy w przypadku osób, które nie mogą osobiście stawić się w Urzędzie;
11.  dostarczanie dowodu osobistego do miejsca pobytu wnioskodawcy w przypadku osób, które nie mogą osobiście stawić się w Urzędzie i uzyskiwanie potwierdzenia odbioru;
12.  wykonywanie usług transportowych dla potrzeb referatu w zakresie przewozu dokumentacji i pracowników realizujących zadania poza siedzibą Urzędu;  

W zakresie Ruchu Ludności należy:

1.  rejestrowanie w rejestrze informatycznym spraw o wymeldowanie i zameldowani w trybie administracyjnym; 
2.  wszczynanie postępowań w sprawach meldunkowych;
3.  prowadzenie szczegółowych postępowań wyjaśniających w sprawach meldunkowych; 
4.  przygotowywanie projektów decyzji meldunkowych, postanowień i innych pism z zakresu ruchu ludności;
5.  przesyłanie odwołań i zażaleń wraz z aktami do II instancji;
6.  wykonywanie ostatecznych decyzji meldunkowych; 
7.  udostępnianie danych osobowych na potrzeby organów i jednostek organizacyjnych, innych podmiotów oraz osób prawnych i fizycznych;
8.  prowadzenie w systemie komputerowym rejestru udostępnionych danych osobowych;
9.  wydawanie zaświadczeń z akt ewidencji ludności;
10.  prowadzenie w systemie informatycznym rejestru wydanych zaświadczeń;
11.  administrowanie informacjami zawartymi w kopertach dowodowych znajdujących się w Archiwum dowodów osobistych;
12.  opracowywanie materiałów sprawozdawczych i informacji;

Do zadań w sprawach Ewidencji Ludności należy:

1. przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych;
2.  prowadzenie rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców; 
3.  wydawanie zaświadczeń o za- i wymeldowaniu na pobyt stały i czasowy;
4.  opracowywanie materiałów sprawozdawczych i informacyjnych z zakresu ewidencji ludności;
5.  współpraca z organami Policji i innymi jednostkami zainteresowanymi sprawami wchodzącymi w zakres działania Oddziału;
6.  prowadzenie w układzie terytorialnym formularzy meldunkowych prowadzenie  i aktualizacja rejestru wyborców, przygotowywanie geografii wyborczej; 

 Nadzór nad placówkami oświaty prowadzonymi przez gminę /szkoły, przedszkole/ w tym:

       1. organizowanie i przeprowadzanie konkursów na dyrektorów szkół i przedszkola,
       2. wykonywanie zadań wynikających z funkcji organu w zakresie awansu zawodowego nauczycieli w szkołach na terenie gminy,
       3. zatwierdzanie arkuszy organizacyjnych szkół i nadzór nad ich realizacją,
       4. wykonywanie bieżącego nadzoru w zakresie bezpiecznych i higienicznych warunków nauki,
       5. prawidłowość wykorzystywania środków budżetowych przez szkoły, przedszkole i stołówki szkolne,
       6. przyznawania stypendiów socjalnych i innych,
       7. organizowanie dowozu uczniów do szkół i nadzorowanie pracy kierowców,
       8. zapewnienie właściwej sieci szkół i oddziałów przedszkolnych.