Zespół pracowników Urzędu Gminy

Iwona Kapuśniak
Obsługa sekretariatu Iwona Kapuśniak tel. 84 687 66 31 e-mail: gmina@tereszpol.pl Urząd Gminy Tereszpol, ul. Długa 234; 23-407 Tereszpol-Zaorenda Godziny przyjęć:
7:30-15:30
Urząd Gminy Tereszpol

Zakres zadań:

  • Prowadzenie sekretariatu – kancelarii ogólnej Urzędu Gminy
  • Obsługa kancelaryjno- biurowa Wójta i Sekretarza;
  •  Obsłudze narad i spotkań organizowanych przez Wójta, oraz pomoc w obsłudze obrad sesji Rady Gminy,
  • Przyjmowanie, rozdział, rejestracja, wysyłanie korespondencji i przesyłek zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną;

  • Przygotowywanie wstępnych wersji pism, zarządzeń, sprawozdań, które następnie przedkłada do aprobaty przełożonemu,
  • Obsługa centrali telefonicznej, faksu, kopiarki i innych urządzeń biurowych,
  • Promocja gminy,
  • Prowadzenie kalendarza Wójta,
  • Prowadzenie listy obecności pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych,
  • Przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, bądź kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
  • Dbałość o aktualność i estetykę wywieszanych materiałów na tablicy informacyjnej
    w Urzędzie,
  • Przygotowywanie informacji na gminną stronę internetową,
  • Przygotowywanie informacji do gminnego Biuletynu Informacji Publicznej,
  • Współpraca z pracownikiem zajmującym się archiwizacją w Urzędzie Gminy,
  • Wywieszanie w lokalu Urzędu Gminy ogłoszeń i obwieszczeń urzędowych oraz prowadzenie w tej sprawie rejestru,
  • Zapotrzebowanie materiałowe Urzędu,
  • Obsługa poczty elektronicznej;
  • Prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi, drukami, formularzami i materiałami biurowymi,
  • Prowadzenie spraw socjalnych i bhp pracowników Urzędu Gminy oraz zapotrzebowanie rzeczowe pracowników Urzędu.
  • Prowadzenie ewidencji i przechowywanie pieczęci urzędowych,
  • Prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników Urzędu,
  • Prowadzenie spraw dotyczących utrzymania pomieszczeń administracyjnych Urzędu.
  • Obsługa informacyjna świąt państwowych i gminnych oraz wizyt delegacji krajowych i zagranicznych;
  • Archiwizacja dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt,
  • Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego, wynikających z zakresu obowiązków służbowych i umowy o pracę.